Wszystkie dokumenty przed wysyłką powinny być spakowane do jednego archiwum zip, 7z, bzip2, gzip lub tar.gz ze względu na ograniczenia licencyjne sugerujemy nie używać popularnego rar-a.

GMAIL

Osoby posiadające konto e-mail na gmailu mają do dyspozycji googledrive gdzie mogą przekopiować spakowany plik i utworzyć do niego link, który wysyłają nam na maila. Zalety takiego rozwiązania to: dodatkowe zabezpieczenie poprzez archiwizację własnych dokumentów w chmurze w razie zagubienia oryginałów, dostęp do archiwum z każdego miiejsca, potwierdzenie wysłania linka do naszego biura na poczcie.

STRONA WWW

Można wysyłać do nas bezpośrednio dokumenty poprzez stronę www klkając tutaj należy jednak pamiętać o ograniczeniach - przyjmowane są tylko pliki z rozszerzeniem zip i do wielklości 20Mb, jeżeli dokumentów jest więcej należy je podzielić na dwa ub więcej plików nieprzekraczających 20Mb

MAIL

Można również wysłać archiwum bezpośrednio mailem jednak ta metoda dotyczy tylko i wyłącznie firm, które mają niewielką ilość dokumentów.

Nazewnictwo

Każdy dokument w formie pliku pdf bądź obrazu jpg, png powinien posiadać w nazwie 3 literowy dowolny skrót firmy, ważne aby skrót ten był taki sam w każdym miesiącu co ułatwi archiwizację oraz sortowanie dokumentów, następnie podkreślnik "_" i kolejny numer, istotne jest aby numery były nadawane chronologicznie ze względu na datę wystawienia dokumentu przykłady poniżej:

• abc_01 dotyczy FA 345/10/19 wystawiona dnia 01.02.2019
• abc_10 dotyczy 10/2019 wystawiona dnia 10.02.2019
• abc_10_02 dotyczy FA 38/2019 wystawiona dnia 10.02.2019
• abc_25 dotyczy FA 000145887723 wystawiona dnia 25.02.2019

• nazwa_02_01 dotyczy 234/W/19 wystawiona dnia 01.02.2019
• nazwa_02_10 dotyczy 38/02/2019 wystawiona dnia 10.02.2019
• nazwa_02_25 dotyczy 000145887723 wystawiona dnia 25.02.2019

Inne warianty to skrót, miesiąc, numer jak powyżej.

Jakie dokumenty nie będą przyjmowane

Każdy dokument musi być na tyle czytelny aby można było odczytać nastepujące informacje:

• nr faktury,
• daty (wystawienia, płatności)
• NIP nadawcy oraz odbiorcy
• kwoty netto stawki vat oraz brutto
• pozycję czego dotyczy zapłata.

Zatem nie będą przyjmowane dokumenty o bardzo niskiej jakości lub dokumenty ucięte gdzie nie można odczytać powyższych informacji.